Bij de inschrijving voor een van de sessies, groepen, trainingen, opleidingen, masterclasses, cursussen of andere activiteiten van Codes of the heart.

Contactgegevens:
Swammerdamstraat 31
3553 RV Utrecht

Telefoon 06-30014567
Email welcome@codesoftheheart.com
Website www.codesoftheheart.com

KvK 85024007
BTW NL863475759B01
Triodos IBAN: NL12 TRIO 0338 4001 33 / BIC: TRIONL2u

DEFINITIES

1. Facilitator(s): de VOF Codes of the heart, van Malou Tan & Lo Hermsen, statutair gevestigd te Utrecht en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder dossiernummer 85024007.
2. Deelnemer: de natuurlijke persoon of rechtspersoon die met facilitator(s) een overeenkomst is aangegaan.
3. Overeenkomst: de bevestigde inschrijving voor deelname aan de activiteit door deelnemer, bekrachtigd middels betaling van het volledige trainingsgeld van deelnemer aan facilitator(s) voor betreffende activiteit.
4. Activiteiten: het geheel van aanbod die facilitators aan deelnemers aanbieden. Hieronder wordt onder andere verstaan, doch niet uitsluitend: sessies, groepen, trainingen, opleidingen, masterclasses en cursussen, zowel offline als online met een door facilitators ontwikkeld programma, oefening, meditatie, download, transmissie en channeling.
5. Informatie: alle gegevens afkomstig van deelnemer(s).
6. Website: www.codesoftheheart.com

ARTIKEL 1: TOEPASSELIJKHEID

• Door akkoord te gaan via de website na het inschrijven voor een activiteit of plaatsen van een bestelling via de webshop, dan wel akkoord te gaan via een e-mail, verklaart de deelnemer dat hij/zij kennis heeft genomen van deze algemene voorwaarden van facilitator(s) en dat hij/zij met deze voorwaarden akkoord gaat.
• In geval van strijdigheid tussen deze algemene voorwaarden en op maat gemaakte afspraken voor deelname aan een activiteit, dan prevaleren de bepalingen uit de gemaakte afspraken, mits via wederzijds akkoord via e-mail vastgelegd.
• Deze voorwaarden zijn tevens van toepassing op handelingen van derden die door facilitators zijn ingehuurd betreffende het uitvoeren van de levering of activiteit.
• De toepasselijkheid van eventuele algemene voorwaarden van de deelnemer wordt door in
  gebruik name van deze algemene voorwaarden verworpen.
• De deelnemer dient zich in beginsel te houden aan de in deze voorwaarden neergelegde bepalingen, tenzij anders overeengekomen.
• Facilitators garanderen dat de activiteiten naar beste kunnen worden uitgevoerd, onder toepassing van voldoende zorgvuldigheid en vakmanschap.
• De deelnemer dient facilitators te voorzien van alle juiste gegevens waarvan deelnemer redelijkerwijs kan voorzien dat deze noodzakelijk zijn voor een juiste uitvoering van de activiteit.

ARTIKEL 2: PRIVACY

• Facilitators gebruiken je gegevens alleen voor alle handelingen die voor je inschrijving en de bijbehorende administratie nodig zijn.
• Facilitators spannen zich in om de gegevens van deelnemers zodanig te beveiligen dat deze gegevens niet beschikbaar zijn voor onbevoegde personen.
• Facilitators zijn verplicht tot geheimhouding van alle vertrouwelijke informatie die zij in het kader van inschrijving en deelname aan de activiteit van de deelnemer hebben verkregen. Informatie wordt als vertrouwelijk aangemerkt wanneer dit door de andere partij is medegedeeld of als dit blijkt uit de maatstaven van redelijkheid en billijkheid.
• In een tijd waarin iedereen gemakkelijk foto’s, video’s en geluidsopnames maakt, willen we graag ook hier zorg dragen voor de vertrouwelijkheid en veiligheid van onze groepen. Daarom hebben we besloten dat deelnemers geen beeld- of geluid opnames mogen maken in onze programma’s.
• Deelnemers mogen wel foto’s maken buiten het programma om – op deze foto’s moeten andere deelnemers onherkenbaar/niet in beeld zijn. Is een deelnemer wel herkenbaar in beeld gebracht, dan heb je aan de betreffende deelnemer expliciete toestemming te vragen de foto te bewaren/verspreiden.
• Facilitators zullen tijdens programma’s soms een foto maken met de intentie om de (sfeer van de) activiteit vast te leggen. Deelnemers zullen onherkenbaar/niet in beeld zijn. Is een deelnemer wel herkenbaar in beeld gebracht dan vragen facilitators aan de betreffende
  deelnemer expliciete toestemming om de foto te bewaren/verspreiden.
• In een enkel geval maken facilitators zelf geluidsopnames. Dat doen we omdat we onszelf willen kunnen terugluisteren, gechannelde boodschappen na afloop willen kunnen delen of bijvoorbeeld om een deelnemer die met ons medeweten een deel van het programma moet missen door overmacht, toch mee te kunnen laten luisteren. Dit doen we altijd op een eigen opname-apparaat. Mocht je vragen hierover hebben, kun je altijd een van de facilitators aanspreken.

ARTIKEL 3: VOORBEHOUD VAN EIGENDOM & INTELLECTUEEL EIGENDOM

• Alle rechten van intellectuele eigendom op alle in het kader van de activiteiten ontwikkelde of ter beschikking gestelde (online) documentatie, adviezen, rapporten, strategieën, foto’s, teksten, oefeningen, content, documenten, afbeeldingen, handleidingen alsmede
  voorbereidend materiaal daarvan berusten uitsluitend bij facilitators tenzij schriftelijk anders is overeengekomen. Hiervan mag niets gekopieerd of verveelvoudigd worden en/of met derden worden gedeeld.
• De door facilitators geleverde producten, activiteiten en/of diensten mogen, gedeeltelijk of geheel, nooit worden verveelvoudigd of worden doorverkocht, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.
• De inhoud van de websites, waaronder doch niet uitsluitend: de teksten, afbeeldingen, vormgeving en merken, zijn het eigendom van facilitators en worden beschermd door auteursrechten en intellectuele of industriële eigendomsrechten die onder het toepasselijk
  recht bestaan. Het is gebruikers van de websites niet toegestaan om de website of enig gedeelte daarvan te verveelvoudigen dan wel ter beschikking te stellen zonder toestemming van facilitators.
• Alle auteursrechten en intellectuele eigendommen op door facilitators ontwikkelde voortbrengselen van de menselijke geest, zijn en blijven exclusief eigendom van facilitators, tenzij de rechten worden afgekocht of anders is overeengekomen.

ARTIKEL 4: AANSPRAKELIJKHEID

• Facilitators zijn niet aansprakelijk voor verlies, diefstal, schade of vermissing van geld of goederen van deelnemers op locatie. Je draagt hier zelf zorg en verantwoordelijkheid voor.
• Facilitators zijn niet aansprakelijk voor het welzijn van deelnemers gedurende het verblijf. Je bent zelf aansprakelijk voor eigen welzijn.
• Facilitators zijn niet aansprakelijk voor fysieke, dan wel psychische gevolgen waarvan de deelnemer van mening is dat deze voortkomen uit deelname aan de activiteiten.
• Indien facilitators tijdens activiteiten situaties of ziektebeelden vermoeden die niet binnen de diensten van facilitators vallen, dan zullen facilitators de deelnemer doorverwijzen naar een arts of deskundige. Voortzetting van het programma zal in overleg met de deelnemer worden besproken.
• Na het verstrijken van de duur van de activiteit, in geval van een programma met een bepaalde duur, kan door de deelnemer geen aanspraak meer gemaakt worden op niet of nog niet genoten onderdelen van de activiteit in welke vorm dan ook.
• Iedere overeenkomst tussen facilitator en deelnemer is te typeren als een inspanningsovereenkomst. Facilitators kunnen als gevolg nimmer aansprakelijk worden gesteld voor niet behaalde resultaten.
• Indien facilitator onverhoopt toch aansprakelijk wordt gesteld, is iedere aansprakelijkheid beperkt tot vergoeding van directe schade tot maximaal 1 maal het bedrag van de voor die overeenkomst bedongen prijs (excl. BTW). Wanneer sprake is van een duurovereenkomst, is iedere aansprakelijkheid beperkt tot vergoeding van directe schade tot maximaal het bedrag van de laatst betaalde factuur door deelnemer.
• In aanvulling op hierboven staande punt is facilitator dan alleen aansprakelijk voor directe schade. Onder directe schade dient men uitsluitend te verstaan:
  • de redelijke kosten ter vaststelling van de oorzaak en de omvang van de schade, voor zover de vaststelling betrekking heeft op schade in de zin van deze voorwaarden:
    • de eventuele redelijke kosten gemaakt om de gebrekkige prestatie van facilitator aan de overeenkomst te laten beantwoorden, voor zover deze aan facilitator toegerekend kunnen worden.
    • redelijke kosten, gemaakt ter voorkoming of beperking van schade, voor zover de deelnemer aantoont dat deze kosten hebben geleid tot beperking van directe schade.
• Facilitators sluiten iedere aansprakelijkheid uit voor indirecte schade die geleden wordt door het gebruik van door facilitator(s) geleverde activiteiten en/of producten, met uitzondering van situaties waarin de schade te wijten is aan opzet of grove schuld aan de kant van facilitator(s).
• Facilitators zijn in ieder geval nimmer aansprakelijk voor: gevolgschade, schade door gemiste besparingen, schade door bedrijfsstagnatie, gederfde winst en voor schade ontstaan door verlies van datagegevens bij het uitvoeren van de overeenkomst. Daarnaast is facilitator nimmer aansprakelijk voor geestelijke- en psychische schade.
• Deelnemer vrijwaart facilitator(s) voor alle aanspraken op schadevergoeding die derden mochten doen gelden ter zake van schade die op enigerlei wijze is ontstaan door het onrechtmatige, dan wel onzorgvuldig gebruik van de aan deelnemer geleverde producten en diensten van facilitator(s).
• Facilitators zijn nimmer aansprakelijk voor de wijze waarop deelnemer de informatie tot zich heeft genomen/gekregen.
• Facilitators zijn bij sommige activiteiten afhankelijk van de medewerking, diensten en leveranties van derden, waar facilitators weinig of geen invloed op kunnen uitoefenen. Facilitators kunnen derhalve op geen enkele manier aansprakelijk gesteld worden voor welke schade dan ook voortkomend uit een situatie waarin de tekortkoming te wijten is aan een derde partij met wie facilitator een overeenkomst is aangegaan.
• Facilitators behouden het recht om deze algemene voorwaarden te wijzigen, ook voor reeds bestaande overeenkomsten en activiteiten. Indien facilitators overgaan tot wijziging van de voorwaarden, stellen zij deelnemers hiervan op de hoogte. Het staat deelnemer vervolgens vrij om de overeenkomst/activiteit te ontbinden vanaf het moment dat de nieuwe algemene voorwaarden gelding krijgen of tot ten hoogste zeven dagen na het inwerking treden van deze nieuwe algemene voorwaarden.
• Indien enige bepaling van deze algemene voorwaarden nietig is of vernietigd wordt, zullen de overige bepalingen van deze algemene voorwaarden volledig van kracht blijven en zullen facilitators en deelnemer in overleg treden teneinde nieuwe bepalingen ter vervanging van de nietige c.q. vernietigde bepalingen overeen te komen, waarbij zoveel mogelijk het doel en de strekking van de nietige c.q. vernietigde bepaling in acht worden genomen.
• Indien facilitators op eigen initiatief ten gunste van de deelnemer afwijken van de Algemene Voorwaarden, kunnen daar door de deelnemer nimmer enige rechten aan ontleend worden.
• Zowel de deelnemer als facilitators zijn gehouden tot geheimhouding van alle informatie die zij in het kader van de onderhavige overeenkomst hebben verkregen.
• Rechten en plichten voortvloeiende uit een overeenkomst kunnen slechts door de deelnemer op een derden worden overgedragen indien facilitators hier schriftelijk toestemming voor hebben gegeven.
• Op alle rechtsbetrekkingen waarbij (een van de) facilitators partij zijn, is uitsluitend het Nederlandse recht van toepassing.
• De deelnemer en facilitator(s) zullen eventuele geschillen eerst in onderling overleg en in der minne proberen te schikken alvorens een beroep te doen op de rechter.
• Indien dwingendrechtelijke regels niet anders bepalen, is in eerste instantie de bevoegde rechter in het arrondissement Midden-Nederland, locatie Utrecht bevoegd kennis te nemen van geschillen tussen facilitator(s) en de deelnemer.

ARTIKEL 5: INSCHRIJVING, BETALING EN FACTURATIE

• Inschrijvingen zijn definitief wanneer aan het volledige trainingsgeld is voldaan (m.u.v. eventuele aangepaste betalingsregelingen na schriftelijk contact).
• Er wordt geen korting verleend wegens vroegtijdig vertrek en/of niet afgenomen maaltijden (voor zover overeengekomen, m.u.v. Covid-19 annuleringen).
• De factuur voor meerdaagse programma’s wordt binnen 14 dagen na het overmaken van het trainingsgeld nagezonden. Een factuur voor losse dag-activiteiten wordt alleen op aanvraag nagezonden.
• Facilitators behouden te allen tijde het recht om deelnemers te weigeren of inschrijvingen te ontbinden.
• Bij meerdaagse programma’s met overnachting draagt deelnemer zorg voor een In Case of Emergency (ICE) contactpersoon. Facilitators ontvangen contactgegevens bij aankomst.
• Facilitators gaan er van uit dat deelnemers nuchter (alcohol- en drugsvrij) arriveren en nuchter blijven gedurende de activiteiten.
• Het is niet mogelijk aangeschafte digitale producten, waaronder online zelfstandige cursussen/coaching, te ruilen en/of retourneren. Door bestelling en betaling van de digitale producten krijgt deelnemer toegang tot zijn/haar aankoop. De deelnemer stemt er uitdrukkelijk mee in dat hij/zij hierdoor afstand doet van het recht gebruik te maken van bedenktijd en het recht de overeenkomst te herroepen.

ARTIKEL 6: ANNULERING

• Voor het inschrijven bij alle groepen, trainingen, opleidingen, masterclasses, cursussen en andere activiteiten van Codes of the heart zijn onze annuleringsvoorwaarden van toepassing.
• Je hebt altijd 3 dagen bedenktijd na inschrijving voor een van onze programma’s. Dat betekent dat je altijd binnen 72 uur je inschrijving ongedaan kunt maken zonder enige consequentie – met uitzondering van inschrijvingen binnen 72 uur voor aanvang betreffende programma. Dit kun je schriftelijk doen door een email te sturen naar welcome@codesoftheheart.com – bij twijfel kan je ook even bellen met ons om te overleggen.
• Wanneer je je inschrijft voor een programma dat start binnen 72 uur na inschrijving, zijn onderstaande annuleringsvoorwaarden actief.

ANNULERINGSVOORWAARDEN

Vanwege het uiteenlopende karakter van onze groepen, hebben we een aantal verschillende regelingen. Kijk hieronder voor welke groep je informatie zoekt.

Covid-19
Als een groep geannuleerd moet worden i.v.m. maatregelen van de overheid, dan krijg je je geld terug minus 65 euro administratiekosten. Daardoor draag je ook een (klein) deel van het risico van het moeten afzeggen van een groep.

Als je vlak voor aanvang van een groep je deelname moet annuleren wegens corona gerelateerde klachten, dan ben je ons alleen de locatiekosten voor verblijf, eten & drinken (450 euro) en de 65 euro administratiekosten verschuldigd. Als we een voor ons acceptabele vervanger op een wachtlijst hebben, die last minute jouw inschrijving kan overnemen, dan brengen we enkel de administratiekosten in rekening.

Als je tijdens een groep je deelname moet annuleren wegens corona gerelateerde klachten, dan ben je ons de kosten voor verblijf, eten & drinken (450 euro) en de 65 euro administratiekosten verschuldigd en kijken we naar een passende oplossing voor de trainingskosten. Je krijgt van de trainingskosten in ieder geval het percentage terug, dat je niet mee hebt kunnen maken.

Indien je niet kan meedoen aan een programma door verplaatsing i.v.m. Covid-19 maatregelen, dan kan je je inschrijving verplaatsen naar een volgende editie die gepland staat.

Retraite | 3-daags programma: Come as you are
Annuleer je tot 2 maanden voor het begin van de groep, dan ben je € 65,- administratiekosten p.p. verschuldigd. Binnen 2 maanden voor aanvang van de groep rekenen we € 65,- administratiekosten p.p., áls we een voor ons acceptabele vervanger op een wachtlijst hebben. Wanneer we die niet hebben, dan ben je het totale trainingsgeld verschuldigd, minus de kosten voor eten & drinken (€ 47,- p.p.p.d.). Annuleer je binnen 2 weken, dan brengen we ook het eten & drinken in rekening.

Retraite | 3-daags programma: The Journey
Annuleer je tot 2 maanden voor het begin van de groep, dan ben je € 65,- administratiekosten p.p. verschuldigd. Binnen 2 maanden voor aanvang van de groep rekenen we € 65,- administratiekosten p.p., áls we een voor ons acceptabele vervanger op een wachtlijst hebben. Wanneer we die niet hebben, dan ben je het totale trainingsgeld verschuldigd, minus de kosten voor eten & drinken (€ 47,- p.p.p.d.). Annuleer je binnen 2 weken, dan brengen we ook het eten & drinken in rekening.

Jaartraining | 6 x 3-daags programma: The game of life
Annuleer je tot 12 weken voor aanvang van de jaartraining, dan ontvang je 80% restitutie. Annuleer je 10-12 weken voor aanvang, dan ontvang je 50% restitutie. Annuleer je 10-6 weken voor aanvang, dan ontvang je 25% restitutie. Annuleer je korter dan 6 weken voor aanvang van de jaartraining, dan ontvang je 0% restitutie.

Als je annuleert wanneer de groep vol zit en we een voor ons acceptabele vervanger op de wachtlijst hebben, dan ontvang je het volledige bedrag minus €65,- administratiekosten retour. Wanneer we die niet hebben, gelden zojuist genoemde percentages.

Losse dagen
Bij annulering tot 6 weken voor de start van de groep brengen we € 45,- administratiekosten p.p. in rekening. Bij annulering na deze datum blijft het bij dit bedrag als we een wachtlijst hebben en daarop een geschikte vervanger vinden. Vinden we die niet, dan brengen we het totale trainingsgeld in rekening.

Open avonden
Voor losse middagen / avonden geven we geen restitutie bij annulering.

Individuele sessies
Annuleren van een individuele sessie kan telefonisch tot 48 uur voor de afspraak en dient door betreffende facilitator(s) te worden bevestigd. (Nb. deze termijn geldt exclusief weekend, lees hieronder meer).

Indien de datum/tijd van een sessie je niet goed uitkomt of je de sessie wilt annuleren, neem dan minimaal 48 uur (gerekend over werkdagen maandag t/m vrijdag) van tevoren contact op met betreffende facilitator via telefoon. Indien je belt en facilitator kan de telefoon niet aannemen, dan spreek je een voicemail bericht in.

Wanneer je niet minimaal 48 uur van tevoren afzegt of niet op de afspraak verschijnt, worden de volledige kosten van de desbetreffende sessie in rekening gebracht.

De annuleringstermijn geldt niet over het weekend (zaterdag/zondag). Mocht je bijvoorbeeld een sessie willen annuleren die gepland staat op maandagmiddag 13.00 dan dien je voor 13.00 op de donderdag ervoor contact te leggen. Een sessie die gepland staat op dinsdag 9.00 annuleren? Dan dien je voor vrijdag 9.00 contact te leggen.

2-daagse masterclasses
Bij annulering tot 2 maanden voor het begin van de groep, brengen we € 65,- administratiekosten p.p. in rekening. Binnen 2 maanden voor de start van de groep rekenen we dit bedrag als we in onze ogen geschikte vervangers op de wachtlijst hebben. Vinden we die niet, dan berekenen we het totale trainingsgeld.

Retraites, 5-daagse programma’s
Annuleer je tot 3 maanden voor het begin van de groep, dan rekenen we € 65,- administratiekosten p.p. Annuleer je binnen 3 maanden voor aanvang van de groep rekenen we € 65,- administratiekosten p.p., als we (een) voor ons acceptabele vervanger(s) vinden. Wanneer we die niet vinden, dan brengen we je de helft van het totale bedrag in rekening. Annuleer je binnen 1 maand voor aanvang van de groep dan ben je het totale bedrag verschuldigd, tenzij je met een voor ons passende vervanger komt.

Retraites, 7-daagse programma’s
Annuleer je tot 6 maanden voor het begin van de groep, dan ben je € 121,- administratie- en annuleringskosten p.p. verschuldigd. Binnen 6 maanden voor aanvang van de groep brengen we de helft van de trainingskosten in rekening, tenzij we een geschikte vervanger op de wachtlijst hebben. Als dat zo is, dan blijft het bij de € 121,- annuleringskosten. Annuleer je binnen 6 weken van tevoren, dan rekenen we je het totale trainingsgeld (incl. accommodatie), tenzij we een geschikte vervanger vinden. In dat geval blijft het bij €121,- annuleringskosten.

Langere trajecten
Voor andere langerlopende trajecten onderteken je een contract met ons. Mocht je je terugtrekken na ondertekening, dan ben je volledig betaalplichtig voor het hele bedrag, tenzij wij een vervanger kunnen vinden. Lukt dat, dan ben je alleen de volledige aanbetaling verschuldigd. Dit bedrag vind je terug op het contract.

Overig
Voor alle andere activiteiten gelden de volgende voorwaarden:

Bij annulering tot 2 maanden voor het begin, brengen we je € 65,- administratiekosten p.p. in rekening. Binnen 2 maanden voor aanvang van de groep rekenen we € 65,- administratiekosten p.p., áls we een voor ons acceptabele vervanger op een wachtlijst hebben, wanneer we die niet hebben, dan ben je het totale trainingsgeld verschuldigd.

KLACHTEN

Heb je ondanks deze zekerheden toch een klacht, dan kom je als volgt tot een oplossing:

Je meldt je klacht bij welcome@codesoftheheart.com. Hierin vertel je de aard van de klacht, de betrokken personen, je gewenste oplossing voor je klacht en hoe we contact met je kunnen opnemen. We nemen je klacht in behandeling en nemen binnen 21 dagen contact met je
op.

Namens Codes of the heart,
Malou Tan & Lo Hermsen

Utrecht 01/01/2022